Szerencsére a jogi folyamatok digitalizálódása a jövő. Tagadhatatlan, hogy mindenkinek szüksége van arra, hogy jogilag biztonságos módon, távolról tudja menedzselni a szerződéskötési és aláírási folyamatait. Az üzleti folyamatok energiaigényével kapcsolatban a szakember elmondta, hogy míg régebben ez sok időt és energiát vett igénybe, addig ma már Magyarországon is lehet elektronikusan szerződni. Ráadásul a megoldás mindenki számára elérhető, költséghatékony és nem okoz gondot a használata sem. Szelfi segítségével, mobilapplikáción keresztül lehetőség van mindenkinek saját tanúsítás megszerzésére, amely révén lehetőség van az adott dokumentum aláírására, a legnagyobb biztonságban, speciális mobileszköz vásárlása nélkül.

Olyan letölthető applikációkról beszélt, amelyek mögött mindig minősített szolgáltatók és olyan hitelesítő cégek állnak, amelyek megadják a jogi és informatikai biztosítékot, garantálva mindkét aláíró fél sikerességét. Jelenleg a járvány miatt a megoldás igénye 500%-kal nőtt a magyar vállalatok körében. Napjainkban egy ilyen aláírás nem kíván több képességet, mint egy mobilos játékban profil létrehozása.

Milyen problémákat old meg az elektronikus szerződés?

Idő és költségcsökkentést: papírköltség, nyomtatási költség és idő, iktatással töltött idő, az ügyvezető és a munkatársak ideje, postázás és tértivevény, az utazás és az időpont-egyeztetés, a várakozás és a telefonálás, hogy a dokumentum megérkezett-e, elírta-e, visszaküldené-e? Ráadásul ezek a rendszerek azt is tudják, hogy ki nem írta alá digitálisan a dokumentumot. Ez kifejezetten előnyös, amikor közgyűlési dokumentum hitelesítéséről van szó, azaz több személynek is alá kellene írnia.

A normálisnak gondolt tevékenységeket - automatizálás helyett - mi végezzük, pedig már rég a digitális térbe költözhetett volna az egész folyamat, ilyenkor érdemes elgondolkodni azon, mire költenénk a fennmaradó időt? Azok a cégek ugyanis, akik heti 5 dokumentumot hoznak létre, évente átlagosan 165 órát töltenek adminisztrációval. Azok a cégek, akik heti 25 dokumentumot hoznak létre, évente átlagosan 852 órát töltenek adminisztrációval, ami 106 munkanapot jelent!

Ezek az eszközök pont azért vannak, hogy időt és energiát szabadítsanak fel. A papírfelhasználás csökkenésével gyorsabb és biztonságosabb az ügyintézés, egyszerűen használható, és költséget csökkent.

Hogyan működik?

A távoli ügyfélazonosítás során, lefotózza arcunkat egy gép, bemutatjuk a személyi igazolványunkat, a rendszer arról beolvassa az adatokat, megadjuk az emailcímünket és a telefonszámot, majd nemsokára megérkezik sms-ben a kód, amivel visszaigazolhatjuk magunkat, tanúsítva vagyunk, bármit aláírhatunk, amire ez jogosít (kivéve ingatlan adásvétel), a tanúsítás ráadásul egész Európában érvényes. Ezt követi a digitális szerződéskötés, a dokumentummenedzsment és a minősített elektronikus aláírás folyamata.

A szerződéskötés ideje hagyományos módon 23 perc, ami heti 5 szerződés esetén évi 100 munkaórát jelent, digitális módon ez 3 percre csökken, azaz a digitális szerződéskötéssel 87 órányi, összesen 11 napnyi munkamegtakarítás érhető el, ez szerződésenként 20 percet jelent átlagosan. Ehhez azonban fontos, hogy a másik oldalnak is rendelkeznie kell ezzel a típusú aláírással.

A Trustchain révén a rendszer képes arra, hogy automatikus, érintésmentes és rendszerfüggetlen megoldást adjon a szerződés aláírására, ezzel mindenki számára megfelelő digitális megoldást nyújt.

Nem jó fél lábon állni!

Felmerül a kérdés, hogy a fentiek után hogyan lehet a számlák befogadását is digitálisan megoldani? Mióta a NAV előírja az elektronikus számlázást, már a pdf számla is elfogadható a navos ellenőrzéskor. Ezt viszont tárolni kell, a felelősség az adóalanyokat terheli. Előnye, hogy például nyomonkövethető, mikor töltötték le az egyes számlákat. A digitalizációnak különböző fokozatai vannak, de hozzávetőlegesen kimenő számlák esetén 50 másodperc megtakarított idő érhető el számlánként.

Poór Károly szerint fel kell készülni arra, hogy el fog tűnni a számla képe, át fog alakulni a számlaolvasás, egyáltalán az is, ahogyan befogadunk egy számlát. A következő évek erről fognak szólni, sok vállalat és főként közműszolgáltató fog átállni, mivel a jogszabályi háttér adott, semmi akadálya, ezért, mint érintett fél, ideje mindenkinek felkészülni.
Ennek eredményeként a rendszerek automatikusan képesek lesznek kiolvasni a számlaadatokat egy másik rendszerből, azaz nem kell majd adatrögzítéssel foglalkozni, csupán a szemünk előtt végigfuttatva ellenőrizni kell, hogy érvényes-e, megfelel a követelményeknek, befogadjuk-e a számlát.

Az ezt biztosító matching rendszerről érdemes tudni, hogy nagyon pontos, gyorsan implementálható, nem szükséges egy új rendszert megtanulni, alkalmas a hibridfolyamatok kezelésre (papíralapú, pdf, navos eszámla stb.), tehát érdemes mindenképpen ilyen rendszert választani - szögezte le a SDSYS Zrt. cégvezetője.

Mint mondta, a digitalizáció ma már nem cél, hanem eszköz, nem lehet kikerülni. Mivel a pandémia felgyorsította ezt a folyamatot, nem árt a szükségszerinti digitalizációt mindenképpen felismerni.