Az ellenőrzésnek szervezettnek és dokumentáltnak kell lennie
A társasház jelentős vagyont kezel: az épület értéke nagyságrendekkel meghaladhatja azt az összeget, amely a könyvelésben megjelenik, hiszen a számviteli nyilvántartások elsősorban a közös költségből finanszírozott tételeket tartalmazzák. Az előadó egy budapesti, 430 lakásos, 1964-ben épült társasház példáján érzékeltette ezt, ahol az épület vagyonbiztosítási értéke 20 milliárd forint. Egy ekkora vagyon kezelésénél különösen fontos az ellenőrzés megfelelő megszervezése.
A számvizsgáló bizottságnak (SZVB) ezért nem alkalomszerűen, hanem előre meghatározott rendszer szerint kell működnie. Célszerű írásos működési szabályzatot készítenie, rendszeresen üléseznie, az ülésekről jegyzőkönyvet vezetnie, valamint éves ellenőrzési tervet összeállítania. Az egyes ellenőrzésekről szintén dokumentációt kell készíteni. A bizottság munkáját segítheti egy havi ellenőrzési lista, amelyen nyomon követhető, milyen feladatokat végeztek el.
Újonnan megválasztott SZVB esetén az első lépések egyike a társasház működését meghatározó dokumentumok áttekintése. Ide tartozik az alapító okirat, amelyből többek között a közös és külön tulajdonra, valamint a tulajdonostársak egymás közötti viszonyaira vonatkozó szabályok ismerhetők meg, továbbá az SZMSZ, ha a társasház rendelkezik vele. Különösen fontosak a közös költség viselésének szabályai, főként azokban az esetekben, amikor az elszámolás eltér a tulajdoni hányad szerinti megosztástól.
Nem minden tulajdonosi adatigénylés jelenthet átfogó ellenőrzést
Az előadás egyik fontos kérdése a tulajdonosok ellenőrzési és betekintési lehetősége volt. A tulajdonosnak lehetősége van bizonyos, saját helyzetét érintő adatok és dokumentumok megismerésére, ez azonban nem jelenti azt, hogy saját maga végezhet teljes körű ellenőrzést a társasház gazdálkodása felett. Erre ugyanis az SZVB hivatott.
Jogos adatigénylés lehet például annak megismerése, hogy milyen módszerrel számították ki az adott tulajdonos közös költségét, hogyan könyvelték el a befizetését, illetve milyen műszaki intézkedések történtek a saját ingatlanát érintő problémával kapcsolatban. Utóbbi esetben például egy beázásnál megismerhető lehet a műszaki felmérés, a hiba okára vonatkozó dokumentáció, a biztosító által kifizetett összeg és a javítással kapcsolatos számlák.
A közös költség befizetésének ellenőrzésénél problémát okozhat, ha a befizetésből nem derül ki egyértelműen, melyik tulajdonoshoz vagy ingatlanhoz tartozik az összeg. Ilyenkor az előadásban ismertetett gyakorlat szerint az azonosítatlan befizetéseket függő tételként lehet nyilvántartani, amíg azok megfelelően be nem azonosíthatók. Ezeket a függő tételeket megismerhetik a tulajdonosok.
Az adatigénylésnek ugyanakkor vannak korlátai is. Nem alkalmazható visszaélésszerűen, például indokolatlanul gyakran vagy aránytalanul nagy mennyiségű adat bekérésével. A személyes adatokat tartalmazó dokumentumok kiadásánál pedig figyelembe kell venni az adatvédelmi követelményeket. Az előadó szerint ilyen esetben szükség lehet a személyes adatok kitakarására, illetve az adatigénylés teljesítésével járó indokolt munkaköltség figyelembevételére is.
A határozatok végrehajtását is követni kell
Az SZVB ellenőrzési munkájának fontos része a közgyűlési határozatok nyomon követése. Nem elegendő azt rögzíteni, hogy a közgyűlés milyen feladat végrehajtásáról döntött: annak is meg kell jelennie a határozatok könyvében, hogy a döntés végrehajtása megtörtént-e. Például egy villámhárító felújítására vonatkozó döntés esetén a későbbi közgyűlésen a közös képviselő beszámolhat a munka elkészültéről, amelynek közgyűlési elfogadását szintén dokumentálni kell.
A számvizsgáló bizottság által feltárt működési hiányosságok esetében szintén szükség van utóellenőrzésre. Ha a számvizsgáló bizottság egy hiányosságot állapít meg, később vissza kell térnie rá, és meg kell vizsgálnia, hogy a közös képviselő megtette-e a szükséges intézkedéseket. Az előadásban ismertetett rendszeres működés része lehet a műszaki hibabejelentések nyilvántartása is: rögzíthető a bejelentés időpontja, a felelős személy, az intézkedés és a hiba elhárításának időpontja.
A nagyobb beruházásoknál a folyamat egészét ellenőrizni kell
A beszerzések és beruházások ellenőrzéséhez a társasháznak célszerű saját, közgyűlés által elfogadott beszerzési és beruházási szabályzatot kialakítania. Az előadás hangsúlyozta, hogy nincs általános szabály, amely minden esetben három árajánlat bekérését írná elő; a társasház maga alakíthatja ki a beszerzési eljárás rendjét. Egy nagyobb beruházásnál ennek ki kell terjednie többek között a pályázat kiírására, a műszaki terv elkészítésére és az ajánlatok értékelésére.
A kivitelezés ellenőrzésénél fontos szerepet kaphat a független műszaki ellenőr, aki a társasház megbízásából ellenőrzi a munka elvégzését. A teljesítés igazolása után kerülhet sor a vállalkozói díj kifizetésére. Nagyobb beruházások esetében projektmenedzsment bevonása is indokolt lehet, amely a projekt teljes folyamatát koordinálja.
Az SZVB-nek emellett időszakosan át kell tekintenie a társasház követeléseit és kötelezettségeit is. A követelések között jellemzően a tulajdonosokkal szemben fennálló közösköltség-hátralékok, a kötelezettségek között pedig például a közüzemi számlák jelennek meg.
Az éves beszámoló az ellenőrzési munka összegzése
A számvizsgáló bizottság munkájának eredményét a „számvizsgáló bizottság éves beszámolójában" kell összefoglalni. A szakértő szerint ennek nem a társasház általános működéséről vagy fejlesztéseiről szóló beszámolónak kell lennie (azt a közös képviselő éves elszámolása tartalmazza), hanem tényszerűen azt kell bemutatnia, hogy a számvizsgáló bizottság milyen ellenőrzéseket végzett el és milyen eredményre jutott. A számvizsgáló bizottság éves munkájáról szóló beszámolót, a közgyűlési meghívó mellékleteként írásban célszerű a tulajdonosok rendelkezésére bocsátani.
Az SZVB nemcsak a saját munkájáról számol be, hanem véleményezi a közös képviselő éves elszámolását, a számviteli beszámolót és az éves költségvetési tervezetet. Ezeknél a vélemény háromféle lehet: a számvizsgáló bizottság változtatás nélkül elfogadásra javasolja az anyagot, megjegyzésekkel javasolja elfogadni, vagy nem javasolja az elfogadását.
A költségvetési tervnek a várható bevételeket és kiadásokat, valamint a tervezett és ütemezett műszaki feladatokat is tartalmaznia kell, továbbá ki kell térnie a következő időszakban fizetendő közös költségre. Az előadás végén elhangzott az is, hogy az SZVB feladata lehet a közös képviselő - illetve intézőbizottság esetén annak tagjai - díjazására vonatkozó javaslat megtétele, amennyiben nem volt új pályázat kiírva a tisztségre.
A szakszerűen működő SZVB tehát nem alkalmi hibakeresést végez, hanem előre megtervezett, dokumentált ellenőrzési rendszert működtet. Ennek eredményeként a tulajdonosok számára is világosabbá válik, hogy a társasház gazdálkodását és működését milyen szempontok szerint ellenőrzik, és milyen intézkedések történtek a feltárt problémák kezelésére.
2026. október 29-én a XVII. Közös Képviselők Napja és Társasházi EXPO-n Csizmadia Szabolcs„A számviteli beszámoló megértetése és elfogadtatása a társasházi közgyűléseken" című előadásában elhangzó információkon kívül saját kiállítói standján is várja az érdeklődőket számviteli tanácsadással!
