A rendszer fejlesztését közös képviselők és számvizsgáló bizottsági tagok gyakorlati tapasztalatai is megalapozták
A feladatkezelő fejlesztésének egyik fő oka az volt, hogy nagyobb társasházak és több száz albetét kezelése mellett az Excel-táblázatokkal már nehéz volt követni a feladatokat. A bemutatott rendszer célja ezért az iroda és a helyszínen dolgozó munkatársak, például gondnokok közötti valós idejű kapcsolat megteremtése. A felület böngészőből, Android- és iOS-eszközökön is használható, így a feladatok állapota bárhonnan frissíthető és követhető.
A rendszerben részletes jogosultságkezelés szabályozza, hogy ki milyen információkhoz férhet hozzá. A jogosultság alapján a felhasználó csak azokat a feladatokat látja, amelyekhez felelősként vagy érintettként hozzá van rendelve. Az irodai szintű jogosultsággal rendelkező munkatársak valamennyi társasház és feladat adatait elérhetik, míg az adminisztrátorok a rendszer teljes körű kezelésére jogosultak. Külön beállíthatók a társasházi jogosultságok is, így például a számvizsgáló bizottság tagjai csak az adott társasházhoz vagy meghatározott feladatokhoz kaphatnak hozzáférést. Igény esetén számukra olyan jogosultság is adható, amellyel maguk is létrehozhatnak feladatokat, illetve fényképeket és videókat tölthetnek fel.
A feladatokhoz határidők, ismétlődések és dokumentumok rendelhetők
Egy feladat létrehozásakor megadható annak neve és leírása, felelőse, státusza, típusa, költségviselője, valamint különböző címkék is alkalmazhatók. Ezek alapján később célzottan lehet keresni és szűrni, például egy adott társasház, munkatárs vagy feladattípus összes teendőjére.
A rendszer egyik fontos funkciója az ismétlődő feladatok ütemezése. Napi, heti, havi vagy éves rendszerességgel, illetve többéves időközönként is beállíthatók teendők. Így például a hatévente esedékes villamos biztonsági felülvizsgálat is előre rögzíthető, de ugyanígy kezelhető egy szezonális feladat, például a rámpafűtés őszi bekapcsolása és tavaszi kikapcsolása. Egy feladathoz többféle ütemezés is kapcsolható.
A feladatokhoz dokumentumok, képek és egyéb fájlok is feltölthetők. Nagyobb beruházásoknál ezek csoportosíthatók is, így például egy napelem-telepítés során külön kezelhetők a területátadás, a kivitelezés, a műszaki ellenőrzés és az átadás során készült fényképek. A fő feladatokhoz korlátlan számú alfeladat rendelhető, amelyek ugyanazokat a funkciókat biztosítják, mint a fő feladatok.
A feladatokhoz kapcsolódó kommunikáció szintén a rendszeren belül történhet. A hozzászólásokban az érintett felhasználók megjelölhetők, így akkor is értesítést kapnak az adott kérdésről, ha nem ők a feladat felelősei. A beszélgetések és a kapcsolódó dokumentumok a feladathoz kötve megmaradnak, így később visszakereshetők.
A vállalkozók is bekapcsolhatók a munkafolyamatba
A rendszerben a társasház partnerei, például villanyszerelők, vízszerelők vagy gépészeti vállalkozók is rögzíthetők. A bemutatott működés szerint a vállalkozó közvetlenül megkaphatja a feladatot, majd annak elvégzése után feltöltheti a munkával kapcsolatos megjegyzéseket, fényképeket, munkalapot és számlát. A közös képviselő ezt követően ellenőrizheti és lezárhatja a feladatot.
A feladatok nemcsak egy teljes társasházhoz, hanem az épület egyes részeihez, emeletekhez, szintekhez vagy lakásokhoz is hozzárendelhetők. Ez lehetővé teszi, hogy egy adott műszaki probléma vagy beavatkozás pontosan ahhoz a helyhez kapcsolódjon, ahol ténylegesen történt.
Értesítések és helyettesítés
A felhasználók maguk állíthatják be, milyen eseményekről és milyen csatornán szeretnének értesítést kapni. Választható az e-mailes, az alkalmazáson belüli, illetve a push értesítés, és az egyes eseménytípusok - például új feladat, módosítás vagy hozzászólás - külön is szabályozhatók. A rendszer napi összefoglaló e-mailben is megjeleníti az adott felhasználó lejárt, aznapi és jövőbeli feladatait.
Több munkatárs esetén társasházanként alapértelmezett felelős is kijelölhető. Ha az adott személy szabadságon van, helyettesítő állítható be, aki ideiglenesen megkapja a hozzá tartozó feladatokat. Ez különösen nagyobb közös képviseleteknél segítheti a feladatok folyamatos kezelését.
A társasház teljes feladatállománya áttekinthető
A rendszerben különböző nézetek és szűrési lehetőségek segítik a munkaszervezést. A felhasználó megtekintheti saját feladatait, de megfelelő jogosultság esetén egy adott munkatárs, társasház vagy valamennyi kezelt társasház feladatállománya is áttekinthető.
A határidőn túli feladatok külön is azonosíthatók. A mobilfelület a webes rendszerhez hasonló elrendezésben működik, ezért a feladatok kezelése nem kötődik az irodai számítógéphez.
A rendszer használatához a fejlesztő oktatási anyagokat és online betanítást is biztosít. Az előadás szerint egy társasház önállóan is szerződhet a szolgáltatásra, de közös képviseleti iroda esetén az egyes társasházakhoz külön is hozzárendelhető a használat és a számlázás.
Digitális szervizkönyv
A bemutató kitért a fejlesztés alatt álló funkciókra is. A tervek között szerepel egy társasházanként használható dokumentumtár, amelyben a különböző iratok kezelhetők és megoszthatók, valamint egy mesterséges intelligenciára épülő funkció, amely a rendszer használatával kapcsolatos kérdések mellett a tervek szerint a karbantartási szakanyagból is képes lesz információt szolgáltatni.
További fejlesztésként jelenik meg a társasházi berendezések nyilvántartása. A tervezett modulban például szivattyúk, tartályok, hőszivattyúk, gázkazánok és egyéb gépészeti berendezések rögzíthetők, amelyekhez az ismétlődő karbantartások és javítások is hozzárendelhetők. Így egy berendezés teljes előélete - a javítások, munkalapok és egyéb kapcsolódó dokumentumok - visszakereshetővé válhat. A fejlesztés végső célja egy társasházi digitális szervizkönyv kialakítása.
A bemutatott rendszer lényege, hogy a társasház üzemeltetésében felmerülő teendők ne külön Excel-táblákban, e-mailekben, telefonbeszélgetésekben és papíralapú dokumentumokban legyenek szétszórva, hanem egy egységes rendszerben váljanak követhetővé. A feladatokhoz felelős, határidő, dokumentáció és kommunikáció kapcsolható, ami a napi munkaszervezés mellett a későbbi visszakereshetőséget is javíthatja.
Március óta már elérhető funkciók:
Digitális szervizkönyv
AI-alapú beszélgetések és riportálás
Központi Tároló (Drive)
Tulajdonosi adatimport
AI-alapú hangalapú feladatdiktálás (Mobilapplikáció)
Tesztelési fázisban lévő újdonságok:
Komplett e-mail integráció
Különálló Chat applikáció
Digitális jelenléti ív (NFC-technológia)
Portaszolgálati és járőrellenőrző modul (NFC & GPS)
AI-alapú hangalapú beszélgetés és fájlgenerálás
Fejlesztés alatt álló funkciók:
lntelligens hibabejelentő modul
Intelligens időszaki riport modul
Egy teljes vállalati környezet kiépítése a cél.
A feladatkezelővel kapcsolatban további bővebb információkat találhat a https://kkmegoldasok.hu/
oldalon, vagy személyesen előzetes regisztráció után a 2026. szeptember 18-án a World Mall, 1152 Budapest, Szentmihályi út 167-169., SMARAGD TEREM, Nyugati szárny, 4. emelet címen megrendezésre kerülő eHÁZ FÓRUMon.
