Mi számít jogszerű adatkezelésnek?

A társasházi tulajdonviszonyokkal kapcsolatos alapadatok - így a tulajdonos neve, tulajdoni hányada, a tulajdonszerzés jogcíme és időpontja - a földhivatali nyilvántartásban (mai nevén: ingatlan-nyilvántartás) közhiteles módon elérhetők. Ezek az információk tehát eleve nyilvánosak, és bár személyes adatoknak minősülnek, megismerésük nem tekinthető különösen érzékenynek, hiszen a jogbiztonság és a tulajdonvédelem érdekében bárki betekinthet a tulajdoni lapba.

A GDPR szerint a társasházak esetében az ilyen adatok kezelése jogszerű lehet a „jogos érdek" jogalapon (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). A tulajdonostársaknak ésszerű és megalapozott érdekük fűződik ahhoz, hogy tudják, kikkel osztoznak a közös tulajdonon, hiszen ez szükséges lehet a közös költségek megosztásához, a döntéshozatalhoz, a karbantartások egyeztetéséhez vagy jogi eljárások előkészítéséhez is.

A célhoz kötöttség és arányosság elve

A személyes adatok kezelése csak a közös tulajdonhoz kapcsolódó, konkrét cél érdekében történhet. Elfogadható például, ha a közös képviselő nyilvántartja a tulajdonosok és lakáshasználók nevét, elérhetőségét a közgyűlés összehívásához, a közös költség beszedéséhez vagy a karbantartások megszervezéséhez. Ugyanakkor nem megengedett az adatok öncélú gyűjtése vagy közzététele, és különösen tilos azok marketing vagy egyéb, a társasház működésétől független célokra való felhasználása.

A társasházakban a névjegyzékben kizárólag a szükséges adatokat - általában a nevet, lakcímet és tulajdoni hányadot - lehet feltüntetni. Az adatok kezelése során mindig szem előtt kell tartani az arányosság és az adatminimalizálás elvét: csak annyit, és csak addig szabad nyilvánosan megjeleníteni, amennyi feltétlenül szükséges a közös ügyek intézéséhez.

Mikor függeszthető ki a lakónévsor?

A társasházi lakónévsor nem kötelező, de bizonyos feltételekkel jogszerűen alkalmazható. Ha a tulajdonosok hozzájárulnak, a névsor kifüggeszthető például a lépcsőházban, a bejáratnál vagy a faliújságon. Célszerű, ha a közgyűlés dönt arról, milyen formában és milyen adatokkal történjen ez: szerepeljenek-e a bérlők vagy a lakáshasználók is, és pontosan hol legyen elérhető a lista.

Ha egy tulajdonos vagy lakó biztonsági okból nem szeretné, hogy a neve nyilvánosan megjelenjen - például védett személy, vagy más okból fokozottan kockázatos lenne -, kérheti az adatának elhagyását. Ilyen esetben a társasház köteles mérlegelni az egyéni érdek és a közösség jogos érdeke közötti arányt, és adott esetben korlátozni a nyilvánosságot.

A közös képviselő felelőssége

A közös képviselő, mint adatkezelő különösen felelős azért, hogy a társasház adatkezelése megfeleljen a GDPR-nak. Ez magában foglalja az adatkezelés céljának meghatározását, az érintettek tájékoztatását, az adatok védelmét, valamint annak biztosítását, hogy az adatokhoz csak azok férjenek hozzá, akiknek erre a társasház ügyeinek intézése érdekében ténylegesen szükségük van.

Ha a lakók nevei hivatalos, jogi eljárás miatt szükségesek - például peres ügy vagy közös költség behajtása esetén -, a tulajdoni lap lekérése a megfelelő, jogszerű forrás.

Összegzés

A társasház működésének átláthatósága és a lakók személyes adatainak védelme nem zárja ki egymást. A tulajdonosi nevek kezelése - különösen, mivel a földhivatali nyilvántartásban nyilvános adatokról van szó - általában jogszerű, ha az a közös ügyek intézéséhez szükséges és arányos módon történik. A kifüggesztett lakónévsor tehát megengedett, ha annak célja a társasházi együttműködés elősegítése, a lakók pedig előzetesen hozzájárulnak ahhoz, hogy nevük szerepeljen rajta.

Válasszon a www.THShop.hu Hivatalos THT Webáruházban elérhető, könnyen kezelhető, praktikus tájékoztató/hirdető táblák közül Lakónévjegyzékhez.

Töltse le a letölthető dokumentumok közül az általános GDPR tájékoztatónkat.
Társasházkezelőként kérje díjmentesen egyedi, több társasházra szabott adatvédelmi ajánlásunkat!