Egy társasház közös képviseletét ellátni nem könnyű feladat. A tulajdonosokkal való együttműködés, a társasház frissen tartása, renoválása, biztonsága és biztos üzemeltetése mind az közös képviselő kezében összpontosul. Mindamellett, hogy rengeteg felelősséggel, közgyűlések lebonyolításával és folyamatos kommunikációval jár a tulajdonosok felé, korántsem elhanyagolható tényező, hogy lépést kell tartani a fejlődéssel. Összeállításunkban három közös képviselőt kérdeztünk meg, hogyan látják a helyzetet, miként próbálnak innovatívak maradni, milyen eszközöket használnak mindehhez. 

Heil Ádám szerint a digitalizáció ma már megkerülhetetlen egy közös képviselő számára

„Ez egy nagyon összetett kérdés. A kockásfüzetet és az Excel táblázatot el kell felejteni. Itt kell meghúzni egy vonalat és aki efölött van, az már innovatívnak számít. Szerintem az innováció a közös képviselet esetén legfőképp a digitalizáció adta lehetőségek teljeskörű kihasználása. Ha egy közös képviselő, vagy egy társasházkezelő cég, akár az enyém is például olyan megoldásokat használ, ami már konkrétan 2020-2021-re mutat és olyan eszközökkel operálunk, melyek megkönnyítik a munkánkat, akkor ezt nevezhetjük talán innovációnak, innovatív gondolkodásmódnak."
- mondta Heil Ádám a tht.hu-nak.

Elmondta továbbá, hogy - mint az egyik felhő-alapú társasházkezelő rendszer nagykövete - természetes ő is felhő-alapú rendszert használ, ami a tulajdonosok számára is elérhető online formában. Az értesítők kiküldése, a kommunikáció, ami klasszikus papíralapú, most már digitális úton, kör-e-mail, vagy kör-sms formájában is megtörténik. Azt is érdemes számításba venni, hogy egy ilyen szoftver használatának segítségével a munkafolyamatokat nem kell irodához kötni, akár utazás közben, helyszíntől teljesen függetlenül lehet kezelni a felületet és esetleg sürgősebb ügyeket intézni. A kezelőeszköz lehet számítógép, táblagép, vagy akár egy okostelefon is. Ez a fajta diverzitás hatalmas segítséget ad, hiszen nem kell előre gondolkodni, mit vigyen magával az ember, ha esetleg a nap későbbi részében szeretne elintézni valamit a felületen. 

„A lakókkal/ügyfelekkel zökkenőmentes a kommunikáció, olyannyira, hogy észre sem veszik, hogy két országgal arrébb tartózkodom épp." - fogalmazott Ádám.

Emellett Ádám a munkatársaival is egyéb szoftvereken keresztül tartja a napi kapcsolatot, ő leginkább a Microsoft Teams szoftvert preferálja, amin online is megtarthatóak a meetingek. Az ilyen jellegű applikációk kiemelkedően fontossá váltak a pandémia alatt, hiszen az alapvető irányelv manapság, hogy minél kevesebb személyes kontaktusban vegyünk részt, amennyiben elkerülhető és megoldható másképp, akkor eszerint kell eljárni. Míg eddig bármikor, akár napi szinten lehetett munkahelyi megbeszéléseket tartani személyes jelenlét mellett, így teljesen átcsoportosultak az ilyen tevékenységek az online térbe. 

Továbbá szerencsés, hogy manapság már az idősebb korosztály is használ okostelefont, így velük is könnyebb tartani a kapcsolatot ezáltal. 

„Ha egy ház havi elszámolásban van, akkor azt nem csak a felhő-alapú rendszerébe tudjuk feltölteni, hanem akár egy MMS formájában is el tudjuk küldeni annak a tulajdonosnak, aki igényt tart rá, legyen ez víz, gáz, vagy épp közös költség. Nagyon megkönnyíti ez a munkánkat, hiszen én abba a korosztályba tartozom, aki már nem szereti, ha vasárnap este felhívják azzal, mennyi is a közös költség."
- mondta Heil Ádám

A szoftver a tulajdonosok kezébe adja az információkat. Például hibabejelentések esetén a preferált karbantartó cégek elérhetősége is megtalálható itt, így nem kell több kézen átmennie egy olyan csekély információmorzsának, minthogy kiégett egy villanykörte a lépcsőházban. A lakó be tudja jelenteni, a karbantartó kijön és kicseréli, majd benyújtja a számlát és a teljesítésigazolást. Az ilyen megoldások felgyorsítják a folyamatokat, magyarul nem kell 4-5 napig sötétben botorkálni a lépcsőn, hanem akár másnapra meg is oldódhat a dolog. 

Mióta végez közös képviselői feladatokat, és hány házat kezel?

„Tizenkét éve kezdtem el, akkor még csak tulajdonos voltam egy ingatlanban és úgy végeztem annak az egy háznak a kezelését. Két év után elvégeztem az OKJ-s társasházkezelői képzést, utána kezdtem el ezzel komolyabban foglalkozni. Ahol laktam, ott jól működött minden, folyamatosan zajlottak a felújítások és mindenki elégedett volt. Ezt először a szomszédos ház kiszúrta, majd a környéken egyre többen, így azokkal is elkezdtem foglalkozni. Ekkor rájöttem, hogy üzletszerűen is lehet ezzel foglalkozni, viszont ezt mindig is mellékesként csináltam, hiszen a saját cégem mással foglalkozik." - fogalmazta meg Heil Ádám

Üzletszerűen 8-9 éve végzi a közös képviselői feladatokat, jelenleg több, mint ötven házat kezelnek három kollégájával együtt. Ennek alapfeltétele a digitalizáció, hiszen, ha ez nem lenne és minden papíralapon működne, ennek töredékét sem tudnák kezelni a végtelen mennyiségű adminisztrációs feladat miatt. Egy embernek konkrétan azok töltenék ki a teljes munkaidejét.

Gáts Bencét is megkérdeztük arról, hogy milyen innovatív ötletei lennének a közös képviselők számára.

„A társasházi törvény még mindig megengedi azt, hogy szakmai végzettség nélküli személy végezze el a közös képviselői feladatokat, amik igazából nem kéne, hogy bonyolultak legyenek és pontosan azt szolgálná, hogy túl az alapvető nyilvántartásokon az embereket összehozza, a társasház fejlődjön és a bent lakók betartsák a házirendet. A közös terület mindenkié, viszont igazából nagyon kevesen tekintenek rá úgy, hogy az övék is egyben. Minden ember elvárja, hogy a közös terület állapota olyan legyen, mint a saját otthona, így talán érezhető, hogy milyen nehéz is egy közös képviselőnek megfelelnie. 

Ez viszonylag könnyedén tud működni, ha ott élő a közös képviselő, hiszen ismeri a helyi viszonyokat, lakókat. Szoktuk mondani, hogy alapvetően egy társasházat le lehetne könyvelni egy kockás füzetben is. A könyvelési gondok a nagyobb összetettebb tulajdonosi közösséggel rendelkező házaknál (ahol a lakásokon túl megjelenik iroda, üzlet, fitnesz terem, teremgarázs, illetve házközponti fűtés) kezdődnek. Ezen kívül már komoly elvárás a kapcsolódó szakmákban való magabiztos kommunikáció is, hiszen manapság már minden tulajdonosnak igen fejlett a jogérzéke - mondta Gáts Bence a tht.hu-nak, majd folytatta:

Az egyre nagyobb és komplexebb rendszerű házak és egyre erősödő tulajdonosi elvárások miatt van szükség innovációkra és szakemberekre. 

Bence szerint a szoftverfejlesztésben van a legnagyobb innováció, viszont ő még nem találta meg a számára megfelelőt, mely az általa felállított igényeket 100%-osan kielégítené. Emellett elmondta, hogy ha lehetne, szerinte érdemes lenne megszervezni coaching képzéseket, illetve előadásokat tartani közös képviselőknek, hogyan kezeljék az embereket, hiszen ez egy alapvetően hálátlan szakma, ami annyit tesz, hogy az emberek sokszor támadnak, elvárnak dolgokat és mindenféle tisztelet nélkül beszélnek a közös képviselőkkel. Ezeket tudni kell kezelni, feldolgozni és ebben mindenképp kell segítség. 

Gáts Bence 10 éve kezdett el üzletszerűen foglalkozni közös képviselettel, cége ma már tizenegy fős és elsősorban új építésű, nagyobb házakat kezelnek, köztük 150-500 lakásosakat is. A piac csak egy bizonyos szeletét veszik el, hiszen állítása szerint „nem lehet mindent jól csinálni". Körülbelül 2500 albetétet kezelnek 16 házzal.

Végül pedig Dr. Kiss Tündével beszélgettünk arról, miben látja jelenleg az innovatív lehetőségeket.

„Van egy réteg, akik az innovációkat nagyon is igénylik szerencsére. Ez az a korosztály, akik már foglalkoznak az ingatlannal, amiben élnek, illetve a másik réteg, akik befektetésként vásárolják az ingatlant. Ők legtöbbször más városokban laknak, így nagy az igény az online összeköttetésre." - fogalmazott Tünde

Sajnos nem csak ilyen közösség létezik. Van az a réteg, akik egyáltalán nem követik a digitalizációt, ők a legtöbb esetben szinte biztosan az olcsóbb megoldásokat fogják választani akkor is, ha az esetleg hosszútávon nem kifizetődő. Tünde is az egyik hazai felhő-alapú társasházkezelő rendszerrel dolgozik, melyben 

leginkább az automatizálások azok, amik szerinte a leghasznosabbak, hiszen így sokkal gördülékenyebben el tudják látni a mindennapi feladatokat. 

Gyakorlatilag mindenhonnan ellenőrizhető a rendszer, ahogy már korábban is említettük. Minden lakó kap hozzáférést a rendszerhez, egy felhasználónévnél és egy jelszónál nem kell több, így akár albérlők is alkalmazhatják. 

Az írásbeli szavazások sokkal hatékonyabbak, hiszen a közgyűléseken átlagban egy 100 fős társasházból körülbelül mindig ugyanaz a tíz fő jelenik meg. Ez baj, hiszen ezáltal az egész társasház életét az a tíz ember irányítja, aki a leginkább ráér az ilyen eseményeken való részvételre. A rendszernek köszönhetően a szavazás írásos formában történik, így mindenkinek megvan a lehetősége könnyedén szavazni egy 15 napos határidőn belül. 

„Ezt nagyon szeretik a lakók, szinte minden alkalommal 50% feletti a részvétel." - mesélte Tünde

Minden hónap elején e-mailben értesítik a lakókat a vízórák rögzítéséről és a közös költségről. Minden emberre személyre szabva lehet elkészíteni egy olyan megoldást, ami a leginkább hasznos számára. Van olyan ember, aki pontosan annyit szeret fizetni, amennyit elfogyaszt és ezt így gond nélkül megteheti. Emellett olyanok is vannak, akik nem szeretnének minden hónapban ezzel bajlódni, így fizetnek egy átalányt, majd többletfizetés esetén visszakapják a fennmaradó összeget, vagy következő alkalommal kevesebbet fizetnek.

„A rendszer abszolút rugalmas, azt is tudjuk kezelni, ha valaki havonta fizet egy fix összeget, vagy ha a pontos fogyasztást fizeti, vagy akár rendszertelenül fizet, a lényeg, hogy a 3 hónapot ne lépje túl." - nyilatkozta a tht.hu-nak.

Ami fontos továbbá Tünde szerint, hogy a rendszerük felhő-alapú, amit sokan nem használnak ki. A NAV-nál történő online számlafeltöltés is sokkal könnyebb, így a számvizsgálóknak csak hozzáférést kell biztosítani, ami nagy mértékben lerövidíti a folyamatokat. Emellett az összes dokumentum is fel van töltve a rendszerbe, az alapító okirattól az SZMSZ-en át a kivitelezési szerződésekig minden.

A belső feladatokat Google Task-kel látja el, melynek segítségével minden nyomon követhető. Emellett elektronikus időbélyeget is használ, ami a közgyűlésre való meghívók postai útját kerüli ki hivatalosan. Ha egy meghívó elektronikus időbélyeggel ellátott minősített biztonsági okirattal van kiküldve, akkor ezt a bíróság elfogadja, akár egy per esetében is. 

Mivel cégük nem csak helyben dolgozik, hanem más városban is kezelnek házat, ezért nagyon fontos volt a több fős online meetingek megtartás a lakókkal. 

Ezek lebonyolítására Tünde a Zoom nevű applikációt használja, amivel még virtuális lakógyűléseket is szokott tartani, 

ahol meg tudják beszélni a részleteket, még mielőtt össze lenne hívva egy hivatalos közgyűlés. Ez a jelenleg is tartó koronavírus járvány alatt nagyon hasznosnak bizonyult, valószínűleg, ha visszaáll az élet a normális kerékvágásba, akkor is lesznek ilyen jellegű megbeszélések a jövőben.

Összeséggében az ilyen innovatív digitális rendszerek nagy mértékben javítják a kommunikáció gyorsaságát, az átláthatóságot és a hatékonyságot. Érdemes tehát utánanézni, kipróbálni és elkezdeni használni ezeket és túllépni a kockásfüzeten, illetve az offline kezelt számítógépes táblázatokon még akkor is, ha az ember csak egyetlen házat kezel.